Regularização de CNPJ: o checklist de certidões da empresa

Manter o CNPJ regular é o que permite à empresa contratar com o poder público, tomar crédito, vender o negócio ou simplesmente seguir operando sem sustos. A forma mais prática de medir essa regularidade é emitir as certidões certas: cada uma funciona como um exame que revela uma classe de pendência. Este é o checklist das três certidões que dão o retrato mais completo da saúde do CNPJ.

Regularidade trabalhista: CNDT (TST)

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, emitida pelo TST, revela se a empresa tem dívidas trabalhistas definitivas (já transitadas em julgado) não pagas. Validade: 180 dias. Se vier positiva, a pendência se resolve na vara de execução para voltar a licitar — pagando ou garantindo a dívida —, e a baixa no banco de devedores costuma sair em até 48 horas.

Regularidade fiscal federal: CND Federal (Receita + PGFN)

A Certidão Negativa de Débitos Federais é conjunta: cobre, num só documento, os tributos federais administrados pela Receita Federal e a Dívida Ativa da União, na Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN). Validade: 180 dias. Pendências fiscais se resolvem na Receita (declarações e impostos em atraso) ou na PGFN, com a Dívida Ativa da União, em geral parcelável.

Regularidade do FGTS: CRF (Caixa)

O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), mantido pela Caixa Econômica Federal, mostra se os depósitos do Fundo de Garantia estão em dia. Ele é emitido por estabelecimento, então uma filial irregular não aparece na certidão da matriz. A validade é de só 30 dias. Pendências de FGTS se resolvem na Caixa para liberar o certificado, quitando ou parcelando os depósitos em atraso.

Onde resolver cada pendência

• CNDT positiva → vara de execução trabalhista: pagar ou garantir a dívida; baixa em geral em até 48h.
• CND Federal positiva → Receita Federal (tributos e declarações) ou PGFN (dívida ativa, normalmente parcelável).
• CRF do FGTS irregular → Caixa Econômica Federal: quitar ou parcelar os depósitos do estabelecimento.

Ordem prática da regularização

1. 1Emita as três certidões para fazer o diagnóstico — saber exatamente o que está positivo.
2. 2Para cada certidão positiva, vá ao órgão certo (vara trabalhista, Receita/PGFN ou Caixa) e quite ou parcele.
3. 3Aguarde a baixa do sistema e reemita a certidão correspondente para confirmar que ficou negativa.
4. 4Por causa dos 30 dias do FGTS, deixe a CRF por último se for usar o pacote para um fim com data marcada.