Certidões exigidas em licitação: o checklist para não ser desclassificado

Numa licitação, a melhor proposta não vence se a empresa não passar primeiro pela habilitação — a conferência dos documentos que provam que ela está regular. É aí que muita empresa boa cai: não por preço, mas por uma certidão vencida ou faltando. Este é o checklist das certidões de regularidade mais cobradas, com a validade de cada uma e o erro que mais desclassifica.

Regularidade trabalhista: CNDT (TST)

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas comprova que a empresa não tem dívidas trabalhistas definitivas em aberto. Ela é emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST) e virou item obrigatório de habilitação pela Lei 12.440/2011 — sem CNDT regular para licitação, a proposta sequer é avaliada. A validade é de 180 dias a partir da emissão.

Regularidade fiscal federal: CND Federal (Receita + PGFN)

A Certidão Negativa de Débitos Federais prova que a empresa está em dia com os tributos federais e com a Dívida Ativa da União. Ela é conjunta: reúne, num só documento, a situação na Receita Federal e na Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN). A validade também é de 180 dias. Como ela cruza vários tributos de uma vez, é a certidão que mais costuma vir positiva por uma pendência antiga esquecida.

Regularidade do FGTS: CRF (Caixa)

O Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) comprova que a empresa está em dia com os depósitos do Fundo de Garantia. Quem mantém o certificado é a Caixa Econômica Federal, e ele é emitido por estabelecimento — fique atento se a sua empresa tem filiais. A grande diferença para as outras é a validade: apenas **30 dias**, a mais curta do checklist.

Resumo das validades

• CNDT (TST): 180 dias.
• CND Federal (Receita + PGFN): 180 dias.
• CRF do FGTS (Caixa): 30 dias — a mais curta e a que mais vence sem você perceber.

O erro que mais desclassifica: a validade na data da sessão

O que a comissão exige não é que a certidão estivesse válida quando você montou o processo, e sim que esteja válida no dia da sessão. Uma certidão que venceu dois dias antes é tratada como vencida, mesmo que estivesse perfeita quando você a anexou. Por causa dos 180 dias de validade da CNDT contra os 30 dias do CRF, esse erro pega justamente o FGTS.

1. 1Liste a data da sessão de habilitação antes de qualquer coisa.
2. 2Conte para trás: a CRF do FGTS precisa ter sido emitida nos últimos 30 dias daquela data.
3. 3Reemita o pacote inteiro perto da sessão, em vez de reaproveitar certidões 'ainda dentro do prazo'.
4. 4Confira a data de emissão no rodapé de cada PDF e guarde o código de autenticidade — a comissão pode validar no site do órgão.